Государственный учет документов по личному составу ликвидированных организаций в ГКУ АО "Государственный архив современной документации Астраханской области"

Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учета и отражает это количество в учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.

Документ - это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена, в Советский период, а также на современном этапе развития. Учет документов является средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность быстрого поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежат документы по личному составу которые передаются в связи с ликвидацией на хранение в государственный архив.

Учету подлежат все документы, по личному составу ликвидированных организаций, находящиеся в архиве, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Учет осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
- описи дел;
- книга учета  поступлений документов  по личному составу;
- книга ежедневных изменений в объеме и составе;
- листы фондов;
- список фондов;
- номенклатура дел;
- дела фонда;
   На 1 марта 2012года в архивохранилище по личному составу ликвидированных организаций находятся на учете 1049 фондов , 144767 ед. хранения.

Система учетных документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль над сохранением, приемом документов.